Notas emitidas para o CNPJ: como acompanhar compras antes da chegada da mercadoria

O caminhão de substrato chega no fim da tarde e a equipe do depósito só então descobre que a nota traz uma quantidade diferente da combinada. A conferência acontece com pressa, o motorista esperando e ninguém do setor de compras por perto.

Em muitos casos, a nota fiscal foi emitida dias antes da entrega. Acompanhar os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa permite comparar a nota com o pedido enquanto ainda há tempo para perguntar ao fornecedor, corrigir o planejamento do recebimento ou bloquear uma entrada que não deveria acontecer.

Defina quem consulta e com que frequência

A consulta só produz efeito quando tem responsável e periodicidade. Escolha quem verifica as notas novas, em que momento do dia e para quais unidades da empresa. Se há mais de um CNPJ, deixe claro qual consulta pertence a cada unidade.

Registre também o que acontece depois da consulta. Uma lista de notas vista por alguém, sem encaminhamento, não ajuda o recebimento. Cada documento precisa terminar em uma situação conhecida: relacionado a um pedido, com divergência em análise ou sem pedido identificado.

As obrigações fiscais ligadas ao recebimento de documentos não fazem parte desta rotina. Procedimentos e prazos dessa natureza devem ser definidos e confirmados pelo profissional responsável pela área fiscal.

Relacione cada nota a um pedido em aberto

Para cada nota, localize o pedido do mesmo fornecedor com saldo pendente. Compare item a item: produto, unidade, quantidade e preço. Uma nota pode atender a parte de um pedido ou reunir itens de mais de um pedido, e isso precisa ficar visível antes da chegada.

Em um exemplo fictício, a empresa encontra 12 notas novas em uma semana. Nove correspondem a pedidos em aberto sem diferença. Duas têm pedido, mas com quantidade divergente: uma delas fatura 500 bandejas contra um pedido de 400, ou seja, 100 unidades acima do contratado. A última nota não corresponde a nenhum pedido localizado.

As nove notas conferidas podem seguir para o recebimento normal. As duas com diferença pedem contato com o fornecedor antes da entrega, para saber se houve erro de faturamento, antecipação de outro pedido ou alteração combinada com alguém da equipe e não registrada.

Trate a nota sem pedido como pendência

Uma nota sem pedido não deve virar entrada por conveniência. Ela pode indicar uma compra feita fora do fluxo, um pedido digitado com outro fornecedor, uma remessa destinada a outra unidade ou um documento emitido por engano.

Encaminhe o caso a quem pode explicar a origem. Se a compra foi legítima, regularize o pedido com a aprovação correspondente antes de receber. Se ninguém reconhece a nota, registre a pendência e combine com os responsáveis o tratamento com o fornecedor.

Prepare o recebimento antes da carga

Com a nota relacionada ao pedido, o depósito já sabe o que esperar. Informe a quantidade faturada, as divergências conhecidas e quem decide caso a carga chegue diferente. A conferência física continua necessária: a nota mostra o que foi faturado, não o que de fato descarregou.

• Separe as notas já relacionadas das que aguardam esclarecimento.
• Avise o depósito sobre itens com quantidade ou produto diferente do pedido.
• Mantenha a decisão sobre cada divergência registrada com o nome de quem decidiu.

Para verificar a rotina, escolha as notas recebidas na última semana e confira se todas terminaram em uma das três situações descritas. No Proplanti, as notas destinadas ao CNPJ da unidade de negócio podem ser consultadas quando a integração está configurada, com certificado digital válido e as permissões necessárias. A conferência dos itens com os pedidos e o registro no estoque acontecem na NF-e de entrada, ao salvar a operação conferida.