Dois relatórios com totais diferentes: como conferir filtros e recortes

Dois relatórios deveriam descrever a mesma produção, mas mostram totais diferentes. Refazer os lançamentos sem investigar pode criar uma segunda inconsistência. Antes de suspeitar de erro no registro, confira se as consultas usam o mesmo universo. O título parecido dos relatórios não garante que seus filtros sejam iguais.

Escreva o recorte de cada consulta

Anote período, unidade, produto, etapa, status e data usada como referência. Um relatório pode agrupar pelo encerramento da ordem, enquanto outro usa a data da produção. Ambos podem estar corretos para perguntas distintas. A conciliação começa tornando essas perguntas explícitas.

Confira também se registros cancelados, provisórios ou de teste entram na soma. Quando há várias unidades da empresa, uma seleção lembrada pelo navegador pode mudar a consulta sem aparecer no título. Registre os filtros efetivos junto à extração, e não apenas a intenção de quem abriu a tela.

Em seguida, alinhe a unidade de medida. Dez bandejas e dez plantas têm o mesmo valor numérico, mas não o mesmo volume. Não aplique uma conversão média se os produtos usam embalagens diferentes. A conversão precisa corresponder aos itens efetivamente selecionados.

Construa uma ponte entre os totais

Em um exemplo fictício, o relatório A apresenta 12.000 unidades e o B apresenta 10.500. A diferença é 1.500. A conferência encontra 900 unidades produzidas no fim do mês anterior, mas encerradas neste mês, e 600 unidades de ordens provisórias incluídas apenas em A.

Ao excluir as 900 e as 600 do recorte de A, chegam-se às 10.500 unidades de B. A ponte explica toda a diferença, sem alterar nenhum apontamento. Isso não define qual relatório deve prevalecer: a escolha depende da pergunta, produção do período ou encerramentos reconhecidos nele.

Se a ponte explicar apenas 1.200 das 1.500 unidades, restam 300 para investigação. Mantenha esse resíduo visível. Uma explicação plausível para parte do total não autoriza declarar a divergência resolvida. Busque os registros individuais do resíduo antes de concluir.

Compare conjuntos, não só somas

Quando os filtros estiverem alinhados, obtenha a lista de identificadores considerados em cada consulta. Separe os que aparecem só em A, só em B e nos dois. Nos registros comuns, compare quantidade e unidade. Totais iguais também podem esconder diferenças que se compensam.

Escolha um registro de cada grupo e reconstrua por que ele entrou ou ficou de fora. Essa amostra ajuda a localizar regras de status, datas e vínculos. Se houver uma alteração de cadastro recente, use o identificador permanente para não perder referências por mudança de nome.

Preserve as duas extrações originais durante a investigação. Se os dados forem corrigidos enquanto a comparação está em andamento, registre a versão e a hora da nova consulta. Caso contrário, a ponte pode parecer instável porque está comparando bases que mudaram.

Encerre com uma regra compreensível

A resolução deve produzir uma descrição curta do uso de cada relatório e do filtro necessário para compará-los. Se o recorte estava incorreto, ajuste a consulta e guarde a evidência da conferência.

O resultado observável é uma diferença explicada por registros e critérios, com resíduo igual a zero ou claramente identificado. Conheça a proposta de relatórios e dashboards para discutir como apresentar filtros ao lado dos indicadores.